🌟Nie genug Zeit? 10 unverzichtbare Techniken, die jeder BusinessMama das Leben leichter machen"🌟

Ich bin ganz ehrlich, oft überfällt einen das Gefühl, die Zeit verrinnt durch die Finger. Zwischen dem Frühstück für die Kids vorbereiten, Meetings jonglieren, und vielleicht sogar ein bisschen Zeit für sich selbst zu klauen (lacht nicht, ich meine das ernst!), kann der Tag schon wie ein Sprint sein, bevor er überhaupt angefangen hat. Aber hier kommt die gute Nachricht: Es gibt Strategien, die diesen täglichen Wahnsinn nicht nur erleichtern, sondern dir auch auch das Steuer wieder in die Hand geben. Alle höchstpersönlich von mir selbst getestet. Gerade durch meine langjährige Erfahrung im Eventmanagement, musste ich mir Techniken aneignen, die wirklich etwas bringen und mich trotzdem flexibel reagieren lassen.

Zeitmanagement verstehen

Zeitmanagement ist wie das Zähmen eines wilden, ungezähmten Pferdes – es scheint unmöglich, bis man den Dreh raus hat. Und gerade für uns BusinessMamas ist es noch eine Nummer härter. Warum? Weil wir ständig auf 2 Hochzeiten tanzen: der Business-Welt und dem Familienleben. Aber keine Sorge, mit ein paar klugen Tricks kannst auch du lernen, wie man dieses Pferd reitet.

1. Priorisierung durch Eisenhower-Matrix

Wie es funktioniert: Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, nicht wichtig aber dringend, sowie nicht wichtig und nicht dringend.

• Anleitung: Erstelle eine Liste aller anstehenden Aufgaben. Bewertet jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und ordnet sie entsprechend in der Matrix ein. Dies hilft, Prioritäten klar zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

2. Pomodoro-Technik

Wie es funktioniert: Die Pomodoro-Technik verwendet einen Timer, um Arbeit in 25-minütige Fokussessions zu unterteilen, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier solchen Intervallen gönnt man sich eine längere Pause von 15-30 Minuten.

• Anleitung: Setze einen Timer auf 25 Minuten und arbeite konzentriert an einer Aufgabe. Wenn der Timer klingelt, machst du eine kurze Pause. Dies fördert die Konzentration und verhindert Burnout.

3. Outsourcing und Delegation

Wie es funktioniert: Delegation und Outsourcing ermöglichen es dir, deine Zeit und Energie auf die Aufgaben zu konzentrieren, die deine persönliche Aufmerksamkeit erfordern und die größte Auswirkung auf dein Business haben. Dabei geht es darum, weniger kritische oder spezialisierte Aufgaben an andere Personen oder Dienstleister auszulagern.

Anleitung:

• Identifikation der delegierbaren Aufgaben: Schreibe alle Aufgaben auf, die du regelmäßig durchführst, und markiere jene, die nicht unbedingt von dir persönlich erledigt werden müssen. Diese könnten administrative Aufgaben, Buchhaltung, Kundenbetreuung oder sogar bestimmte Aspekte des Marketings sein.

• Auswahl der richtigen Personen oder Dienste: Für professionelle Aufgaben wie Buchhaltung oder rechtliche Angelegenheiten könnte die Beauftragung eines Fachexperten sinnvoll sein. Für allgemeinere Aufgaben könnten virtuelle Assistenten eine kosteneffektive Lösung sein. Plattformen wie Upwork oder Fiverr bieten Zugang zu freiberuflichen Talenten weltweit.

• Kommunikation und Management: Stelle klare Richtlinien und Erwartungen auf. Nutze Tools wie Slack für die Kommunikation und Asana oder Trello für das Aufgabenmanagement, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.

  Beispiele für delegierbare Aufgaben:

• Social Media Management: Anstatt täglich Zeit mit dem Posten auf Social Media zu verbringen, kannst du diese Aufgabe einem spezialisierten Freelancer überlassen, der Inhalte plant und veröffentlicht.

• Kundenservice: Ein virtueller Assistent kann einfache Kundenanfragen beantworten, was dir mehr Zeit für die Bearbeitung komplexerer Anliegen gibt.

• Grafikdesign: Für regelmäßige Designbedürfnisse, wie die Erstellung von Werbematerialien oder die Aktualisierung deiner Website, kann die Zusammenarbeit mit einem externen Designer effizienter sein als die Eigenproduktion.

• Steuerberatung: Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um sicherzustellen, dass alle Steuerangelegenheiten korrekt und termingerecht erledigt werden.

4. Batch Processing

Batch Processing, oder Stapelverarbeitung, ist eine Methode, bei der ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben gebündelt und gemeinsam erledigt werden. Diese Technik wird besonders effektiv eingesetzt, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, indem man die ständigen Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben minimiert.

Wie es funktioniert: Der Kerngedanke hinter dem Batch Processing ist es, die mentale Last zu reduzieren, die durch das häufige Umschalten zwischen verschiedenen Aufgabentypen entsteht. Dieses ständige Wechseln, auch als "Task-Switching" bekannt, kann ermüdend sein und führt oft zu einem Produktivitätsverlust.

Anleitung zur Umsetzung von Batch Processing:

1. Aufgaben identifizieren und gruppieren: Beginne damit, deine regelmäßigen Aufgaben zu identifizieren. Überlege, welche davon ähnlich sind oder zusammen ausgeführt werden können. Typische Beispiele für Batch-Aufgaben sind E-Mail-Bearbeitung, Content-Erstellung, Kundenanrufe, Buchhaltungsaufgaben oder auch die Planung von Social Media Posts.

2. Zeitblöcke festlegen: Lege spezifische Zeitfenster fest, in denen du dich ausschließlich diesen gebündelten Aufgaben widmest. Zum Beispiel könntest du entscheiden, dass du jeden Montagvormittag von 9 bis 11 Uhr deine gesamte administrative Arbeit erledigst, oder dass du den ersten Freitag im Monat dazu nutzt, alle notwendigen Meetings zu halten.

3. Störungen minimieren: Sorge während deiner Batch-Processing-Zeit dafür, dass Störungen minimiert werden. Informiere deine Kunden, Kollegen oder Familie, dass du während dieser Zeit nicht erreichbar bist, außer es handelt sich um einen Notfall. Nutze Tools wie eine "Nicht stören"-Funktion an deinem Telefon und schließe unnötige Browser-Tabs und Anwendungen, um Ablenkungen zu vermeiden.

4. Rückblick und Anpassung: Nachdem du Batch Processing einige Wochen lang angewendet hast, nimm dir die Zeit, den Prozess zu überprüfen. Funktioniert die Einteilung für dich? Gibt es bestimmte Aufgaben, die vielleicht nicht gut in das Batch-Format passen? Die ständige Anpassung und Optimierung deiner Batches ist entscheidend, um die höchstmögliche Effizienz zu erreichen.

Vorteile von Batch Processing:

• Erhöhte Konzentration: Indem du ähnliche Aufgaben in einem Block erledigst, kannst du tiefer in die jeweilige Tätigkeit eintauchen und somit eine höhere Qualität und schnellere Ausführung erreichen.

• Zeitersparnis: Du sparst Zeit, indem du das häufige Hin- und Herschalten zwischen unterschiedlichen Aufgaben vermeidest.

• Weniger Stress: Ein klar strukturierter Tag mit definierten Aufgabenblöcken kann Stress reduzieren, da du genau weißt, was zu tun ist und wann es fertig sein muss.

• Bessere Ergebnisse: Die Fokussierung auf eine Art von Aufgabe zur Zeit kann die Fehlerquote reduzieren und die Ergebnisse verbessern.

Indem du Batch Processing in deinen Arbeitsalltag integrierst, kannst du deine Effektivität deutlich steigern und gleichzeitig Stress abbauen. Diese Technik ermöglicht es dir, smarter statt härter zu arbeiten,

steigern, sondern auch deine Arbeitsqualität verbessern und letztendlich ein ausgeglicheneres Leben führen.

5. Nutzung von Technologie und Apps

In einer Welt, in der es eine App für fast alles gibt, warum sollten wir das nicht nutzen, um unser Leben einfacher zu machen?

Wie es funktioniert: Moderne Technologien und Apps können viele deiner täglichen Aufgaben automatisieren oder vereinfachen, von der Planung und Kommunikation bis hin zur Kundenverwaltung und dem Marketing.

Anleitung:

• Evaluierung der Bedürfnisse: Überlege, welche Bereiche deines Business oder auch deines Angestelltendasein am meisten von Automatisierung profitieren könnten. Ist es die Kundenkommunikation, die Terminplanung, das Projektmanagement oder vielleicht das Marketing?

• Auswahl der richtigen Tools: Basierend auf deinen Bedürfnissen wähle die passenden Apps oder Software. Achte auf Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, mit anderen Tools zu integrieren, die du bereits verwendest.

• Implementierung und Schulung: Führe die neuen Tools schrittweise ein und stelle sicher, dass du lernst, wie sie effektiv genutzt werden können.

Beispiele für nützliche Technologien und Apps:

• Kalender-Apps wie Google Calendar: Diese helfen dir, deine Termine zu organisieren und synchronisieren deine geschäftlichen und privaten Termine nahtlos auf allen Geräten.

• Projektmanagement-Tools wie Asana: Solche Apps ermöglichen es, Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte zu verfolgen, was die Zusammenarbeit auch mit externen Zulieferern und die eigene Effizienz verbessert.

• Automatisierungstools wie Zapier: Mit Zapier kannst du repetitive Aufgaben automatisieren, indem du verschiedene Apps miteinander verknüpfst. Zum Beispiel kann eine E-Mail-Automatisierung eingestellt werden, die neue Kunden automatisch begrüßt.

• CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot: Diese Systeme helfen dir, Kundeninformationen zu verwalten, Verkaufschancen zu verfolgen und Marketingkampagnen effizienter zu gestalten.

Indem du Aufgaben delegierst und die richtigen Technologien nutzt, kannst du nicht nur deine Produktivität

6. Die Macht der Morgenroutine

Wie du deinen Tag startet, kann alles verändern. Eine feste Morgenroutine zu haben, ist wie eine geheime Waffe. Es könnte Meditation sein, ein schneller Workout oder einfach nur in Ruhe einen Kaffee zu trinken, bevor der Tag losgeht. Findet heraus, was dich ganz persönlich am besten starten lässt, und mach es zu deinem heiligen Ritual.

7. Zeit für Pausen fest einplanen

Wir alle wissen, wie wichtig Pausen sind, aber im Trubel des Alltags vergessen wir oft, sie auch wirklich zu nehmen. Plane sie ein, als wären sie Meetings mit dir selbst – unabdingbar und nicht verhandelbar.

8. Automatisierung von Routineaufgaben

Wenn du könntest, würdest du dich klonen, richtig? Da das noch nicht möglich ist, nutze die nächstbeste Sache: Automatisierung. Viele alltägliche Aufgaben können heute automatisiert werden, von der Rechnungsstellung bis zur Kinderzimmerbeleuchtung. Nutze diese Möglichkeiten, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben.

Was ist Automatisierung? Automatisierung verwendet Technologie, um wiederkehrende Aufgaben effizient auszuführen, wodurch manuelle Eingaben reduziert und Fehler minimiert werden.

Wie es funktioniert: Die Automatisierung zielt darauf ab, softwaregestützte Werkzeuge einzusetzen, um zeitaufwendige Jobs zu übernehmen. Dies verbessert die Effizienz und die Genauigkeit, indem konsistente und präzise Prozesse gewährleistet werden.

Anleitung zur Umsetzung von Automatisierung:

1. Aufgaben identifizieren: Wähle wiederkehrende und zeitraubende Aufgaben aus, die automatisiert werden können, wie die Dateneingabe oder Kundenanfragen.

2. Tools auswählen: Entscheide dich je nach Aufgabe für passende Automatisierungstools. Tools wie Mailchimp eignen sich für E-Mail-Marketing, während QuickBooks für Buchhaltungsaufgaben ideal ist.

3. Implementierung: Führe die ausgewählten Automatisierungslösungen in deine Systeme ein und passe sie bei Bedarf an.

4. Überwachung und Anpassung: Überwache die automatisierten Systeme regelmäßig, aktualisiere sie und passe sie an, um optimale Ergebnisse zu sichern.

Beispiele für Automatisierung:

• CRM: Automatisiere das Tracking von Leads und Kundeninteraktionen.

• Soziale Medien: Nutze Hootsuite oder Buffer, um Posts zu planen.

• Rechnungsstellung: Richte Systeme ein, die Rechnungen automatisch generieren und Zahlungseingänge verfolgen.

• Terminplanung: Nutze Software, die es Kunden ermöglicht, selbst Termine zu buchen.

• Berichterstattung: Automatisiere die Erstellung von Performance-Berichten durch Dashboards.

Vorteile der Automatisierung:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung kann schneller und fehlerfreier arbeiten als manuelle Prozesse.

• Kostensenkung: Sie kann langfristig Kosten reduzieren, indem sie manuelle Arbeit einspart.

• Verbesserte Genauigkeit: Reduziert das Risiko menschlicher Fehler, insbesondere bei Finanz- und Buchhaltungsaufgaben.

• Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere und präzisere Ergebnisse steigern die Zufriedenheit der Kunden.

9. Jahres-, Monats- und Wochenpläne erstellen

Sei die Architektin deines Lebens. Indem du planst – und zwar groß –, kannst du sicherstellen, dass du deine Ziele nicht aus den Augen verlierst und deine Zeit effektiv nutzt. Es ist wie eine Landkarte; ohne sie kannst du dich leicht verirren.

Was ist strategische Planung? Strategische Planung umfasst das Erstellen von detaillierten Jahres-, Monats- und Wochenplänen, um Ziele zu setzen und systematisch zu verfolgen. Diese Methode hilft, Prioritäten zu setzen, Ressourcen effektiv zu nutzen und den Überblick über Fortschritte zu behalten.

Wie es funktioniert: Planung gibt Struktur und Richtung. Indem du deine Ziele in konkrete, zeitlich definierte Pläne umsetzt, kannst du sicherstellen, dass du auf dem besten Weg bist, sie zu erreichen und deine Zeit optimal zu nutzen.

Anleitung zur Umsetzung der Planung:

1. Jahresplanung: Beginne mit einem Überblick über das Jahr. Setze große, übergeordnete Ziele, die du erreichen möchtest. Diese können beruflicher oder persönlicher Natur sein, wie das Erreichen eines bestimmten Umsatzziels oder die Verbesserung deiner Work-Life-Balance. Brich diese Ziele in Quartalsziele herunter, um sie handhabbarer zu machen.

2. Monatsplanung: Zu Beginn jedes Monats setze spezifische Ziele, die zu deinen Quartals- und Jahreszielen beitragen. Plane auch wichtige Aufgaben und Ereignisse, die in diesem Monat anstehen. Dies kann die Einführung eines neuen Produkts, eine wichtige Konferenz oder spezielle Familienereignisse umfassen.

3. Wochenplanung: Jede Woche sollte einen klaren Plan haben, der sich auf die Erreichung der Monatsziele konzentriert. Erstelle eine Liste von Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden müssen, und ordne sie nach Priorität. Nutze dabei Werkzeuge wie die Eisenhower-Matrix, um sicherzustellen, dass du dich auf das Wesentliche konzentrierst.

4. Überprüfung und Anpassung: Am Ende jeder Woche, jedes Monats und jedes Quartals solltest du deine Fortschritte überprüfen. Was wurde erreicht? Wo gibt es Verzögerungen oder Herausforderungen? Nutze diese Einsichten, um deine Pläne bei Bedarf anzupassen und zu verfeinern.

Beispiele für Planungselemente:

Jährliche Budgetierung: Eine jährliche Budgetplanung für alle geschäftlichen und privaten Finanzen vornehmen, um finanzielle Überraschungen zu vermeiden.

• Marketingkalender: Erstelle einen Jahresmarketingkalender, der alle wichtigen Kampagnen und die dazugehörigen Aktionen festlegt.

• Projektmeilensteine: Setze spezifische Meilensteine für langfristige Projekte, die über das Jahr verteilt abgeschlossen werden sollen.

• Persönliche Entwicklung: Plane jährliche Fortbildungen oder Kurse, um fachlich und persönlich zu wachsen.

Vorteile der strategischen Planung:

• Fokussierte Anstrengungen: Durch klare Ziele kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und wirst weniger abgelenkt.

• Bessere Zeitnutzung: Ein gut strukturierter Plan hilft dir, deine Zeit effizienter zu nutzen und Prokrastination zu vermeiden.

• Erhöhte Produktivität: Durch das regelmäßige Setzen und Überprüfen von Zielen bleibst du motiviert und produktiv.

• Stressreduktion: Wenn du weißt, was ansteht und dass du für alles einen Plan hast, reduziert das Stress und Unsicherheit.

Das Erstellen und Befolgen von Jahres-, Monats- und Wochenplänen ist eine effektive Methode, um deine Ziele zu erreichen und gleichzeitig dein Leben als BusinessMama zu managen. Selbst unsere Kinder sind mit dem bereits vertraut. Denn was ist ein Stundenplan anderes als ein Kalender wo die Entwicklung fokussiert voran getrieben wird?

Indem du dir die Zeit nimmst, deine Pläne sorgfältig zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen, kannst du sicherstellen, dass du auf dem besten Weg bist, sowohl im Beruf als auch im Privatleben erfolgreich zu sein.

10. Stressbewältigungsstrategien entwickeln

Zu guter Letzt, vergiss nicht, dich um deine mentale Gesundheit zu kümmern. Entwickele Strategien, die dir helfen, mit Stress umzugehen, sei es durch Yoga, Schreiben oder einfach nur durch tiefes Atmen. Stressmanagement ist nicht nur gut für dich, sondern auch für deine Familie und dein Business.

Mehr dazu gibt es in der kommenden Woche.

Und jetzt noch ein bombastisches Rezept für Tomatensugo damit du die Zeit findest die Tipps umzusetzen!

Tomatensugo, der Held jeder Pasta-Party und ein echter Retter, wenn es schnell gehen muss. Hier ist ein einfaches Rezept, das Dein Herz höher schlagen lässt – nicht nur wegen des Geschmacks, sondern auch wegen der Einfachheit!

Zutaten:

• 800 g gehackte Tomaten (am besten aus der Dose, für die Expressvariante)

• 1 große Zwiebel, fein gehackt

• 2 Knoblauchzehen, fein gehackt

• 3 EL Olivenöl

• 1 TL Zucker (optional, zum Ausbalancieren der Säure)

• Salz und frisch gemahlener schwarzer Pfeffer nach Geschmack

• Ein paar frische Basilikumblätter, grob zerrissen

• 1 TL getrockneter Oregano

Anleitung:

1. Zwiebeln und Knoblauch anschwitzen: In einem Topf das Olivenöl erhitzen. Zwiebeln und Knoblauch hinzufügen und bei mittlerer Hitze anbraten, bis die Zwiebeln glasig sind. Hier ist Geduld gefragt – lass sie nicht braun werden!

2. Tomatenpower: Die gehackten Tomaten dazugeben. Jetzt kannst Du den Zucker, Salz, Pfeffer und Oregano einstreuen. Umrühren und die Sugo-Magie beginnen lassen.

3. Simmer-Time: Das Ganze bei niedriger Hitze 20-30 Minuten köcheln lassen. Ab und zu umrühren, damit nichts anbrennt und der Geschmack sich voll entfalten kann.

4. Frisches Finish: Kurz vor Ende der Kochzeit das Basilikum unterrühren. Das gibt dem Sugo einen frischen, kräftigen Kick.

5. Abschmecken: Probier Deinen Sugo und würze nach, falls nötig. Manchmal braucht es ein wenig mehr Salz oder eine zusätzliche Prise Zucker, um alles perfekt zu machen.

Nun, schnapp Dir Deine Lieblingspasta, vermische sie mit diesem herrlichen Sugo und vielleicht noch ein paar Parmesanspänen – und schon kannst Du ein einfaches, aber überzeugendes Gericht servieren, das sogar den stressigsten Tag versüßt. Viel Spaß beim Kochen und Buon Appetito! 🍅🌿